事務処理の改善プロジェクトを進めるにあたり、現場の協力は不可欠です。かなり詳細にヒアリングをする必要がありますので、現場の方々の時間を多く割いて頂く必要があります。
ヒアリング→改善方針のレビュー→改善内容の詳細確認→デモの動作確認→テスト版の動作確認→本番の並行運用
などなど、多く時間を割いて頂く必要があります。この対応を省いてしまうと、プロダクトアウト的な改善案となってしまい、改善はうまく行かない事がおおいです。うまく行っても、どこか期待通りになっていないものができあがります。
現場の方々の協力を得るためには、現状の作業の大変さに寄り添う必要があります。よりそうというのは、公式・非公式のコミュニケーション時に大変さについて共感するということと、改善プロジェクトによってどのような形になっていくかをこまめに伝えることが大切です。
さらに、多くの時間を頂くのですから、改善プロジェクトの運用が始まるまでの間で、小規模な改善対応を行って、大変さを少しでも減らしてあげる行動が良いと考えています。小規模な改善とは、軽微なRPAの作成やEXCELマクロなどを利用した手作業の自動化を想定しています。開発者に取っては、簡単な自動化対応であっても現場の方々は、日頃行っている手作業を自動化する事が難しいケースは多々あります。そういった改善によって、多少なりとも負担軽減と時間の確保を提供することで、協力を得やすくなります。
また、その小規模な改善対応では、仕様を理解する意味でも効果が期待できます。
「現場の方々を味方につける」
これが、現場改善プロジェクトで取り組むべき必須のプロセスです。
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